Phòng Hành chính - Tổng hợp:

* Chức năng:

Tham mưu và giúp việc cho Ban Giám hiệu về công tác Tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng- kỷ luật, công tác hành chính, văn thư, phục vụ, công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh chung của toàn trường.

* Nhiệm vụ

(1) Công tác Tổ chức cán bộ, xây dựng bộ máy, biên chế

- Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, phát triển đội ngũ viên chức và người lao động.

- Triển khai thực hiện công tác tuyển dụng; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, thuyên chuyển, hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với công chức, viên chức và người lao động.

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, sắp xếp biên chế các đơn vị và bộ phận công tác thuộc Trường.

- Quản lý biên chế và quản lý viên chức và người lao động theo quy định phân cấp của UBND tỉnh Quảng Ninh.

- Theo dõi và báo cáo ban giám hiệu về việc thực hiện tiến độ công việc của các phòng, khoa, trung tâm (gồm: kế hoạch, báo cáo, văn bản … được giao cho các đơn vị thực hiện).

- Thường trực việc xây dựng, rà soát, sửa đổi; giám sát tình hình thực hiện các nội quy, quy chế của nhà trường.

- Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản và bổ sung hồ sơ cán bộ, viên chức hàng năm.

(2) Công tác đào tạo, bồi dưỡng

- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng viên chức và người lao động hàng năm.

- Quản lý công tác học tập, bồi dưỡng của viên chức và người lao động của nhà trường.

(3) Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật

- Thường trực công tác bình xét ABC hàng tháng; Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng nhà trường.

- Tổng hợp, đánh giá, đề xuất các danh hiệu thi đua khen thưởng lên Hội đồng thi đua khen thưởng hàng năm.

- Xây dựng và triển khai các hoạt động thi đua thường xuyên, thi đua đột xuất cho viên chức và người lao động của nhà trường.

- Phối hợp với Hội đồng thi đua khen thưởng và các đơn vị trong nhà trường hoàn thiện thủ tục, hồ sơ và các yêu cầu liên quan về công tác thi đua khen thưởng của nhà trường hàng năm trình các cơ quan quản lý cấp trên xét duyệt.

- Thường trực Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức; hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc kỷ luật các tập thể, cá nhân thuộc nhà trường.

- Dự thảo các loại văn bản về quản lý nội bộ, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất các mặt công tác của Trường theo sự phân công của Hiệu trưởng.

- Quản lý công tác xuất nhập cảnh và bảo vệ chính trị nội bộ của nhà trường.

- Giám sát tình hình thực hiện nội quy, quy chế hoạt động, quy chế làm việc của nhà trường và chấp hành các đường lối chủ chương, chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước.

(4) Các chế độ chính sách

- Hoàn thiện Hồ sơ nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên hàng năm cho cán bộ, viên chức nhà trường, trình Ban giám hiệu và Hội đồng lương theo quy định.

- Hoàn thiện các thủ tục, hồ sơ, sổ sách cho các trường hợp cán bộ, viên chức, người lao động nhà trường được nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nước.

- Hoàn thiện Hồ sơ về các chế độ, chính sách cho các trường hợp tiếp nhận, điều động, luân chuyển cán bộ viên chức của nhà trường.

- Phối hợp với phòng Tài chính kế toán, phòng Công tác HSSV trong việc thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế cho cán bộ viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên nhà trường.

(5) Công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường

- Quản lý và thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan; trông coi xe máy, xe đạp cho HSSV.

- Phối hợp với lực lượng an ninh của địa phương duy trì tình hình an ninh trật tự của nhà trường và khu vực xung quanh.

- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện: phát triển, chăm sóc cây xanh trong toàn trường.

- Quản lý, hướng dẫn khách đến trường liên hệ công tác; theo dõi, quản lý xe ra vào cơ quan, ghi sổ nhật ký trực hàng ngày.

- Đóng và tắt đèn bảo vệ và hệ thống đèn chiếu sáng công cộng trong phạm vi toàn trường theo giờ quy định.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức thực hiện công tác phòng, chống cháy nổ, phòng chống lụt bão. Thường trực Hội đồng an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ và phòng chống lụt bão.

- Phối hợp với phòng Tài chính, kế toán xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác thanh tra kiểm tra, công tác phòng chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm chống lãng phí của nhà trường.

- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.

 (6) Công tác hành chính, văn thư, phục vụ

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính; công tác cải cách hành chính trong toàn trường.

- Quản lý việc sử dụng con dấu của trường theo đúng quy định.

- Công tác đối ngoại: tiếp khách và hướng dẫn khách đến làm việc với trường, bố trí việc ăn, nghỉ cho khách theo quyết định của Hiệu trưởng.

-Thường trực cơ quan, duy trì giờ giấc làm việc cho toàn trường.

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật công văn giấy tờ theo quy định. Tiếp nhận và phát hành các loại công văn đi và đến, các văn bản nội bộ; các bưu phẩm, thư tín cho viên chức và người lao động, cho HSSV.

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường và giải quyết các loại giấy tờ khác được Hiệu trưởng ủy nhiệm.

- Thư ký các hội nghị giao ban; soạn thảo các thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại Hội nghị giao ban gửi các đơn vị.

- Thực hiện công tác phục vụ tại khu nhà Hiệu bộ.

- Thực hiện công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của Ban Giám hiệu và cơ sở vật chất, trang thiết bị của Nhà trường trang bị cho phòng sử dụng.

(7) Nhà Hiệu bộ; Quản lý nhà ăn; Hội trường;

(6) Quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy;

(7) Quản lý hệ thống cấp nước;

(8)  Quản lý kỹ thuật CNTT, website của nhà trường:

- Tham mưu về công tác đầu tư thiết bị tin học và ứng dụng CNTT trong công tác quản lý các lĩnh vực của nhà trường. Chịu trách nhiệm chính việc xây dựng và quản lý trang web; quản lý, duy trì hoạt động của mạng internet, mạng nội bộ.

- Theo dõi, kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị đảm bảo hệ thống tin học của Nhà trường hoạt động ổn định.

- Cập nhật, tổng hợp, biên tập, sàng lọc thông tin, báo cáo của các đơn vị trong và ngoài trường  trình ban giám hiệu phê duyệt để đưa lên Website của Nhà trường.

– Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.